Di cosa si occupa il task?
Obiettivo del task è definire un modello per la costruzione di un sistema di conservazione dei documenti digitali e in particolare di un polo archivistico, cioè di un sistema di conservazione di documenti digitali unico per più enti e organizzazioni che, oltre a svolgere le classiche funzioni di archivio di deposito e storico (conservazione a lungo termine), deve essere in grado di ricevere i documenti dell'archivio corrente dell'ente produttore al momento della loro acquisizione (conservazione anticipata). Il sistema di conservazione, inoltre, deve rendere disponibili i documenti conservati, nei limiti imposti dai vincoli di sicurezza, privacy, ecc., agli utenti esterni (cittadini, ricercatori, pubbliche amministrazione, ecc.).
Pertanto, a partire dalla definizione del modello di riferimento, che avverrà nelle prime fasi del progetto, e della relativa architettura di supporto per la sua implementazione, discenderà l’individuazione di indicatori specifici per la rilevazione del grado di dematerializzazione raggiunto e la predisposizione, in collaborazione con le regioni interessate, di appositi piani di dispiegamento regionali relativi al sistema di conservazione.

Perché occuparsi di conservazione?
La conservazione costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione, a garanzia che documenti e informazioni in formato digitale siano conservati nel lungo periodo, in modo autentico e accessibile, come avviene per i documenti cartacei.
Se non ci fosse la garanzia che i documenti digitali prodotti sono conservati e resi accessibili nel lungo termine, infatti, non sarebbe possibile ipotizzare una reale diffusione del processo di dematerializzazione. La realizzazione di archivi accessibili e strutturati, con la messa a disposizione dell’enorme patrimonio informativo della PA, costituisce, quindi, uno strumento indispensabile per tutte le pubbliche amministrazioni.

Come procedere alla realizzazione di quanto previsto dal task?
L’analisi che verrà effettuata, anche sulla base di esperienze già realizzate, consentirà di definire un modello per la realizzazione di un sistema di conservazione in grado di contrastare il principale rischio della conservazione a lungo termine digitale: l'obsolescenza tecnologica del documento informatico, che si manifesta in varie forme:
 obsolescenza dei supporti di memorizzazione
 obsolescenza dei formati dei documenti
 obsolescenza dei sistemi (hardware e software)
Le conseguenze dell'obsolescenza tecnologica possono essere fatali e arrivare a impedire la corretta visualizzazione del documento digitale e quindi la perdita, parziale o totale, dell'attività che vi era rappresentata.
Il modello di polo archivistico che verrà enucleato nell’ambito del task si basa sullo standard OAIS, ritenuto dalla comunità archivistica quello che offre maggiori garanzie di sostenibilità e presidio tecnico. Il modello di un archivio unico di “concentrazione” servente più amministrazioni proposto è sembrato da subito il più idoneo a garantire, in un contesto normativo e disciplinare caratterizzato da notevole incertezza, il presidio tecnologico e organizzativo e il contenimento dei costi di una funzione particolarmente onerosa per l’ente produttore.
Tale modello verrà pertanto assunto come sistema di riferimento e sarà descritto sotto il profilo concettuale, funzionale e gestionale; esso prospetta una dimensione archivistica unitaria e uniforme in grado di contrapporsi al panorama attuale di frammentazione e disgregazione gestionale, più volte individuato quale ostacolo alla piena attuazione della riforma connessa alla dematerializzazione dei procedimenti amministrativi.

Chi è coinvolto nella realizzazione del task?
La regione capofila delle attività del task è l’Emilia-Romagna, in collaborazione il Polo Archivistico regionale ParER. Partecipano ai lavori del task tutte le Regioni aderenti al Progetto.

Quali documenti sono disponibili?
Maggiori dettagli sull’ambito di riferimento e sulle principali azioni previste dal task sono disponibili nel documento Vista d’insieme. È inoltre disponibile una prima versione del glossario di progetto, costruito a partire dai principali standard internazionali e funzionale a creare un approccio comune al tema da parte delle regioni aderenti.
Si suggerisce la lettura contestuale delle Viste d’Insieme del Task Centrale 2 (Nucleo di condivisione del sistema di gestione corrente), Task Centrale 3 e  Task Centrale 4 (Interfacce del Sistema documentale) in grado di offrire la visione unitaria sul modello di gestione documentale proposto nell’ambito di ProDe, sul quale si fonda anche l’azione dei task radiali.