Di cosa si occupa il task?
Il task si focalizza sulla definizione delle modalità standard di produzione dei flussi documentali e la registrazione nel sistema di gestione documentale dei documenti informatici prodotti nell’erogazione dei servizi riferiti alla presentazione di istanze da parte dei cittadini, imprese e professionisti intese ad ottenere erogazione di prestazioni individuali, autorizzazioni, concessioni, etc. principalmente in capo agli Enti Locali.
Dalla definizione del modello di riferimento, che avverrà nelle prime fasi del progetto, e della relativa architettura di supporto per la sua implementazione, discenderà l’individuazione di indicatori specifici per la rilevazione del grado di dematerializzazione raggiunto nei flussi oggetto del task e la predisposizione, in collaborazione con le regioni interessate, di appositi piani di dispiegamento regionali.

Perché focalizzarsi su questi flussi?
Il task, nel concentrarsi sui flussi documentali legati all’erogazione di servizi destinati a utenti esterni alla Pubblica Amministrazione, tocca aspetti cruciali dell’organizzazione e delle funzioni primarie degli Enti Locali, sulle quali gli enti stessi stanno lavorando e agendo intensamente da diversi anni in un’ottica di semplificazione, trasparenza, efficacia, con l’obiettivo di perseguire un reale processo di innovazione dell’azione amministrativa.
Da questo punto di vista, l’analisi del flusso documentale (nella sua declinazione digitale) che accompagna l’erogazione del servizio, finalizzata a perseguire una maggiore standardizzazione e semplificazione e salvaguardando, al tempo stesso, le esigenze di gestione e conservazione nel tempo, può senza dubbio costituire un importante tassello per garantire una maggiore efficacia nell’erogazione del servizio e, quindi, nell’azione amministrativa.
Il modello supportato e proposto da ProDe presuppone infatti che la produzione dei documenti informatici sia opportunamente presidiata a partire dalla loro formazione per garantire che i documenti siano prodotti rispettando specifici requisiti in termini di struttura, formati e metadati, al fine di poter essere adeguatamente gestiti sia nella fase corrente che in quella di archiviazione. Il presidio deve riguardare sia i processi di ricezione dei documenti provenienti dall'esterno, sia i documenti prodotti all’interno dell'ente e coinvolge, quindi, le singole filiere applicative verticali, integrate al sistema di gestione documentale che devono rifarsi ai requisiti da questo espressi per la produzione/ricezione dei documenti tipici dei procedimenti cui fanno riferimento.

Come procedere alla realizzazione di quanto previsto dal task?
Per la realizzazione dei propri obiettivi, il task si propone di portare a compimento un’analisi che consenta di:
- individuare le principali macro-famiglie di procedimenti (all’interno delle quali è possibile includere tutte le tipologie di procedimenti)
- individuare le fasi chiave che intervengono nell’espletamento di quella determinata macro-famiglia di procedimenti
- individuare e standardizzare le tipologie documentali prodotte in ciascuna delle fasi di ciascuna macro-famiglia di procedimenti.
L’intersezione di queste tre dimensioni intende porre in evidenza i principali snodi di produzione documentale all’interno del procedimento, individuando per ciascuna tipologia di documento una struttura di metadati specifica per l’inserimento univoco nel sistema documentale, per il reperimento delle rispettive aggregazioni logiche (pratica/fascicolo di riferimento), nonché per il passaggio in conservazione.
Lo scopo dell’analisi (che partirà da un gruppo ristretto di macro-famiglie di procedimenti) è quello di impostare il metodo di lavoro per arrivare ad una mappatura dei metadati relativi ai documenti digitali prodotti all’interno dei procedimenti amministrativi che interessano il cittadino/impresa/professionista che interagisce con la PA in qualità di “richiedente”.

Chi è coinvolto nella realizzazione del task?
La regione capofila delle attività del task è l’Emilia-Romagna, in collaborazione con ANCI Emilia-Romagna e, attraverso specifici gruppi di lavoro, i Comuni della Community Network Emilia-Romagna. Partecipano ai lavori del task alcune delle Regioni aderenti al Progetto.

Quali documenti sono disponibili?
Maggiori dettagli sull’ambito di riferimento e sulle principali azioni previste dal task sono disponibili nel documento Vista d’insieme.