Il Task RA2 si concentra sull’analisi dei flussi documentali delle Pubbliche Amministrazioni Regionali e Locali in ambito economico-finanziario.
In particolare il gruppo di lavoro RA2 ha  definito i flussi dei documenti da analizzare, con riferimento al documento generale.

Si sono pertanto individuate le seguenti voci prioritarie:

- Produzione del Bilancio di previsione che comprende i flussi di Proposte di Bilancio, Bilancio di Previsione, Note di variazione al Bilancio di Previsione;
- Gestione della Spesa  che comprende i flussi di Impegno di spesa, Mandati di Pagamento, Elenchi dei Mandati di Pagamento e degli Ordinativi di Incasso;
- Gestione Fondo Economale che comprende i flussi delle Richieste Economali, Impegni a favore dell’Economo, Pagamenti Economali, Rendicontazione dell’ Economo;
- Trasmissione documenti Enti Regione  che comprende la gestione dei flussi finanziari degli Enti locali e del Settore Regionale Allargato .

PRINCIPALI OBIETTIVI DEL TASK RA2

Il task RA2 si prefigge di conseguire i seguenti obiettivi:

- omogeneizzazione dei documenti : pervenire a definire caratteristiche comuni, nei processi e nei dati,  che rendano più semplice ed immediato lo scambio di informazioni e la consultazione dei documenti;

- semplificazione in termini di iter : con la dematerializzazione si vuole cercare una soluzione che “snellisca” i processi fino ad oggi utilizzati;

- razionalizzazione dei processi  ed abbattimento dei costi : il fine è quello di pervenire ad una standardizzazione dei processi che consenta un’ottimizzazione dei tempi e delle risorse impiegate;

- drastica riduzione dell’utilizzo di carta : il ricorso alla produzione di documenti elettronici e non cartacei, può garantire un risparmio economico di grande entità;

- nuove modalità di conservazione e consultazione dei documenti : il documento digitale garantisce l’inalterabilità dello stesso nel tempo ed una conservazione meno soggetta a violazione. Inoltre, il documento digitale, al contrario di quello cartaceo, può essere più facilmente consultabile.

MODELLAZIONE DELLA SOLUZIONE

Dopo aver  individuato i documenti fondamentali relativi ai flussi analizzati in contesti reali , si imposta il processo  di generalizzazione e razionalizzazione volto all’ individuazione di un modello condivisibile di gestione dei flussi dematerializzati.

ANALISI DEI FLUSSI

La fase di generalizzazione avviene attraverso il confronto tra le diverse regioni, individuando le parti comuni e i trattamenti locali.
Devono essere prese come riferimento le normative nazionali, personalizzate nelle varie realtà, per estrapolare un modello ‘massimo comune divisore’.
Per tutti i documenti, individuati attraverso l’analisi dei flussi, verranno condivisi i contenuti ‘generalizzati’ relativi alle seguenti sezioni:

Struttura del documento
Nell’ambito di ciascun documento oggetto di indagine, si devono individuare delle caratteristiche che ne consentano la definizione puntuale della struttura e del contenuto nonché l’individuazione dei dati che lo compongono. Ne viene anche fornito un prospetto quale facsimile

Riferimenti normativi
Vengono riportati per ciascun documento trattato, gli estremi normativi che ne definiscono e legittimano l’esistenza. 

Work flow
Viene specificato tutto l’iter (con evidenza anche dell’apposizione, laddove necessario e richiesto,  di eventuale firma) che descrive il ciclo di vita del documento.

Modalità di archiviazione / conservazione
Si fornisce indicazione delle modalità, definite dalla prassi e nel rispetto della normativa, in cui i documenti vengono archiviati e conservati.

PIANO DI PROGETTO

Oltre alla vista d’insieme, che definisce il contesto del progetto, nel piano di progetto sono evidenziate le attività ed i prodotti da rilasciare.
 
In particolare , nella fase di analisi si prevede la definizione di:

Modello di Riferimento – Analisi dei documenti prodotti in ambito  risorse economiche finanziarie con definizione del modello di riferimento finalizzato a fornire un flusso documentale valido per le diverse Regioni

Per ogni flusso documentale oggetto di analisi si svolgeranno le seguenti attività:

- Analisi del flusso scelto secondo le modalità e le metodologie scelte.
- Confronto con  Regioni partner dei flussi analizzati
- Procedimento di generalizzazione e creazione di standard documenti
- Revisione dei flussi con la definizione dei metadati  necessari alla loro de materializzazione (regole di archiviazione)
- Ipotesi di Modello di riferimento.
- Verifica e condivisione del Modello di riferimento con le Regioni aderenti al progetto.

Modello di Gestione – Traduzione del modello di riferimento  in un complesso di strumenti e indicazioni per la realizzazione della soluzione applicativa- organizzativa – gestionale.

Partendo dal modello di riferimento , viene quindi evidenziato:

- chi usa il sistema- attori coinvolti (profili di autorizzazioni)
- quali sono le funzioni principali previste
- quali controlli devono essere applicati
- quali integrazioni con altri sistemi
- con quali tecnologie (ad es. firma ‘forte’ si traduce in firma digitale)

ARCHITETTURA DI SUPPORTO

La ‘traduzione informatica’ del Modello di Gestione portera’ alla costruzione del sistema che nel supportare la gestione dematerializzata dei documenti contabili  dovra’ avere queste fondamentali caratteristiche:

- Essere un sistema unico (con macrofunzioni di attivita’ gestionale finanziaria);
- Essere un sistema integrato (con procedure trasversali tipo iter atti, gestione protocollo informatico…);
- Essere un sistema che preveda meccanismi di firma digitale;
- Avere accesso tramite le interfacce definite dal task CE4 al sistema di gestione documentale corrente e dal sistema di conservazione.