Di cosa si occupa il task?
Il task si propone di individuare soluzioni implementative e modelli di riferimento per la gestione documentale in un contesto documentario ibrido o digitale. L’analisi si concentra sulle possibili modalità di realizzazione e implementazione, attraverso gli strumenti tecnologici e archivistici previsti dalla normativa, di un ambiente dedicato alla registrazione, classificazione, fascicolazione dei documenti generati dagli enti produttori attraverso specifiche filiere verticali, rappresentate dai diversi applicativi che generano e organizzano documenti informatici nativi accanto a documenti cartacei tradizionali, così come acquisiti/inviati tramite protocollo informatico.
Pertanto, a partire dalla definizione del modello di riferimento, che avverrà nelle prime fasi del progetto, e della relativa architettura di supporto per la sua implementazione, discenderà l’individuazione di indicatori specifici per la rilevazione del grado di dematerializzazione raggiunto e la predisposizione, in collaborazione con le regioni interessate, di appositi piani di dispiegamento regionali relativi al sistema di gestione documentale corrente.

Perché occuparsi di gestione documentale corrente?
Il sistema di gestione corrente rappresenta il punto di raccolta dei documenti prodotti e ricevuti da un Ente ed ha il compito di gestirli in modo da preservarne identità e integrità ai fini della conservazione a lungo termine, svolta dal polo di conservazione.

Come procedere alla realizzazione di quanto previsto dal task?
L’analisi che verrà effettuata, anche sulla base di esperienze già realizzate, consentirà di definire un modello per la realizzazione di un sistema di gestione documentale corrente in grado di garantire lo svolgimento delle operazioni e delle funzioni di gestione documentale,  di provvedere all’organizzazione della documentazione relativa agli affari correnti, tramite titolario di classificazione e strutture aggregative (fascicoli, serie, etc.), indirizzando efficacemente l’organizzazione e le funzioni anche ai fini della conservazione.
Pertanto la progettazione avverrà parallelamente al sistema di conservazione dell’archivio, per garantire il mantenimento nel tempo delle caratteristiche di autenticità, integrità e intelligibilità dei documenti prodotti nei processi di lavoro intrapresi dall’amministrazione. L’implementazione e l’organizzazione del sistema è finalizzata alla definizione dei requisiti giuridici ed informativi dei documenti, che ne garantiscano integrità ed autenticità a partire dalle fasi di creazione, trasmissione, ricerca ed accesso per arrivare all’ambiente di conservazione con  la garanzia del rispetto del principio dell’ininterrotta custodia.
Il task fa riferimento ad un modello di ECM (Enterprise Content Management),  in cui le filiere di produzione/ricezione dei documenti così come i sistemi di gestione delle strutture organizzative (sistemi di Human Resources), Autenticazione e Autorizzazione, Firma Digitale sono integrati con la gestione documentale.

ll modello del sistema di gestione documentale corrente è definito dalle specifiche Moreq2, che forniscono i requisiti generici per la gestione di record elettronici da parte di un sistema ERMS - Electronic Records Management System, dallo standard  ISO 15489 Records management, che indirizza creazione,  acquisizione e distruzione di documenti e ISO 23081 Metadata for records, che regola l’elaborazione e l’impiego dei metadati necessari alla gestione di documenti amministrativi (records) allestiti secondo la norma ISO 15489.

Chi è coinvolto nella realizzazione del task?
La regione capofila delle attività del task è la Regione Piemonte.
 Partecipano ai lavori del task tutte le Regioni aderenti al Progetto.

Quali documenti sono disponibili?
Maggiori dettagli sull’ambito di riferimento e sulle principali azioni previste dal task sono disponibili nel documento Vista d’insieme. È inoltre disponibile una prima versione del glossario di progetto, costruito a partire dai principali standard internazionali e funzionale a creare un approccio comune al tema da parte delle regioni aderenti.
Si suggerisce la lettura contestuale delle Viste d’Insieme del Task Centrale 2 (Nucleo di condivisione del sistema di gestione corrente), Task Centrale 3 e  Task Centrale 4 (Interfacce del Sistema documentale) in grado di offrire la visione unitaria sul modello di gestione documentale proposto nell’ambito di ProDe, sul quale si fonda anche l’azione dei task radiali.