Introduzione ed obiettivi del Task

Il Task RA4 - Risorse Materiali, è il quarto Task Radiale del Progetto Prode.
Obiettivo del Task è l’analisi dei procedimenti amministrativi e dei connessi flussi documentali, relativamente alle attività di approvvigionamento e gestione delle risorse materiali, definendo, sulla base di un lavoro di reingegnerizzazione, modelli di riferimento e regole di management degli stessi.
Il progetto intende, altresì, fornire uno strumento di descrizione dei procedimenti e dei flussi in grado di supportare i processi conoscitivi per l’implementazione dei sistemi di gestione e delle piattaforme di integrazione degli applicazioni esistenti.
Uno degli obiettivi primari del progetto è quello di creare un modello di funzionamento automatizzabile del ciclo passivo ovvero del processo di acquisto e gestione di beni e di servizi in grado di tracciare l’iter procedurale e il flusso documentale prodotto dal momento della determinazione del fabbisogno a quello della liquidazione della fattura, coerentemente a quanto stabilito dalla vigente normativa in materia.
E’ indubbio che l’attuazione di un progetto di dematerializzazione in un contesto ampio e complesso quale quello delle Amministrazioni Regionali e delle Province autonome si connoti come un’azione a valenza innovativa, con un forte impatto sull’organizzazione e sull’operatività degli Enti coinvolti.

In quest’ottica, il team di lavoro del Task RA4 ha identificato come processi prioritari da porre a base del lavoro di standardizzazione e modellazione per una gestione de materializzata, i processi relativi  a:
• gestione degli approvvigionamenti;
• gestione dei beni mobili;
• gestione dei beni immobili.

Per il task RA4 - “Risorse Materiali” l’amministrazione capofila è la Provincia Autonoma di Trento.  Gli enti coinvolti nella realizzazione del progetto sono i seguenti:

• Provincia Autonoma di Trento (PAT): la pubblica amministrazione fornirà il raccordo con le strutture amministrative che risulteranno coinvolte nel progetto e fornirà  l’esperienza operativa sul dominio.
• Informatica Trentina: strumento di sistema per il settore pubblico della Provincia autonoma di Trento per fornire soluzioni globali nel campo dell’informatica e delle telecomunicazioni (I.C.T. - Information & Communication Technology). E’ il punto di riferimento delle Amministrazioni e degli Enti del territorio trentino.
• Fondazione Bruno Kessler (FBK): centro di ricerca operante nell’ambito delle tecnologie dell’informazione, si farà carico del project management e effettuerà, in collaborazione con l’ Unità di Ricerca Sistemi di indicizzazione e classificazione del CNR, l’analisi dei procedimenti amministrativi e dei flussi documentali finalizzata alla modellizzazione della soluzione.

Attività previste

Il Task RA4 procederà ad un lavoro di analisi dei documenti, di descrizione e rappresentazione dei processi, e dei relativi flussi documentali riguardante le tre aree delle Risorse Materiali che vertono su:
• gestione degli approvvigionamenti;
• gestione dei beni mobili;
• gestione dei beni immobili.
Tale lavoro sarà suddiviso in due fasi:
• una prima fase di analisi, che avrà lo scopo di identificare e descrivere i procedimenti e i flussi che devono essere rappresentati, in accordo con gli obiettivi di progetto;
• una seconda fase di reingegnerizzazione di tali elementi e di formalizzazione  di modelli standardizzati di riferimento.

Entrambe le fasi, ed in particolare quella di analisi, saranno basate su tre fonti di conoscenza dei processi di gestione  delle Risorse Materiali e sui relativi flussi documentali:  
1) documenti descrittivi. Leggi, statuti, regolamenti ed altri documenti atti a definire politiche e procedure utili a fornire informazioni di contesto relativamente ai procedimenti e ai flussi da analizzare.
2) strumenti software. La Provincia Autonoma di Trento si serve di alcuni strumenti software per la gestione di alcune fasi, e relativi documenti, nell’area Risorse Materiali. L’analisi di tali strumenti permetterà di individuare i flussi fondamentali nelle tre aree identificate in precedenza e di integrarli con le descrizioni fornite dai documenti descrittivi. 
3) esperti di dominio. Una corretta analisi e modellazione non può prescindere dalla conoscenza descritta dagli esperti di dominio, nel nostro caso dagli attori della Provincia Autonoma di Trento che si occupano di gestione degli approvvigionamenti, gestione dei beni mobili, e gestione dei beni immobili. Gli esperti saranno contattati, tramite interviste, questionari, o altre forme di “acquisizione della conoscenza” ritenute idonee al progetto sia per acquisire nuove conoscenze su specifiche parti delle aree descritte in precedenza, sia per verificare le conoscenze acquisite.

MoKi
Un altra attività importante del task RA4 è quella di sperimentare l'utilizzo di uno strurmento di modellazione chiamato MoKi, the modeling wiki (http://moki.fbk.eu) per la rappresentazione dei rappresentazione dei processi, dei relativi flussi documentali, e delle tipologie di documenti in modo collaborativo.

MoKi: the Modeling Wiki è uno strumento di modellazione e condivisione della conoscenza basato sulla piattaforma MediaWiki, il software wiki originariamente utilizzato per Wikipedia.
L’idea principale di MoKi è quella di permettere la descrizione di entità di un dominio attraverso pagine wiki, seguendo e sviluppando l’idea della creazione collaborativa di contenuto che sta alla base di fenomeni quali Wikipedia. L’idea di MoKi è di arricchire queste funzionalità fornendo supporto non solo per creazione di pagine che contengono una descrizione libera in formato testuale o grafico, come nelle wiki tradizionali, ma anche per la descrizione di tali entità in maniera strutturata e formale, secondo uno specifico linguaggio di rappresentazione. Nello specifico, MoKi è configurata per la descrizione strutturata e formale di processi (utilizzando il linguaggio BPMN) e ontologie (utilizzando il linguaggio OWL). L'utilizzo di MoKi per il progetto ProDe prevede l'utilizzo dello strumento sia per descrivere processi, relativi flussi documentali, e tipologie di documenti in un formato libero, tipico delle wiki, sia per descrivere le entità in modo strutturato utilizzando BPMN (per la descrizione dei processi) e OWL (per la descrizione dei documenti).