Modello di riferimento generale del progetto PRODE
Il modello proposto da PRODE per governare la dematerializzazione nelle Pubbliche Amministrazioni si basa sulle fasi del ciclo di vita del documento, i ruoli responsabili e i concetti chiave sintetizzati qui di seguito:
Modello di riferimento generale (fasi del ciclo di vita del documento)
• l'archivio è un unicum e come tale occorre garantire che l'intera produzione documentale dell'Ente Produttore, sia cartacea che digitale, sia gestita e organizzata in un sistema unitario che consenta di descrivere i legami tra i documenti e la loro organizzazione all'interno dell'archivio corrente (classificazione, fascicolazione ecc.); la macro-fase di gestione documentale corrente include sia la gestione dei documenti non definitivi (document), in formazione, sia quella dei documenti definitivi (record);
• la produzione dei documenti informatici deve essere opportunamente presidiata per garantire che i documenti siano prodotti rispettando precisi requisiti (principalmente in termini di struttura, formati e metadati) al fine di poter essere adeguatamente gestiti sia nella macro-fase di gestione documentale corrente che in quella di conservazione;
• il documento informatico, per sua natura, è esposto a rischi di obsolescenza tecnologica che ne possono pregiudicare l'accessibilità nel tempo. È consigliabile dunque che le procedure di conservazione siano “anticipate” sul documento, ossia avvengano in anticipo rispetto alla fase di riversamento dell’intero fascicolo chiuso nell'archivio di deposito. La fase di conservazione anticipata dei documenti definitivi deve essere in grado, quindi, di ricevere documenti definitivi per la conservazione anticipata al momento in cui questi sono archiviati, durante la fase di gestione dei documenti definitivi nell’archivio corrente;
• le procedure di conservazione a lungo termine impongono investimenti notevoli in termini di infrastrutture tecnologiche, competenze professionali, risorse economiche, tali per cui si è reputato conveniente affidare queste funzioni a strutture specializzate a servizio di più enti. Da qui l'individuazione, nell'ambito di PRODE, di poli archivistici, ossia di strutture in grado di presidiare in modo adeguato sotto tutti i profili (archivistico, giuridico e tecnologico) la fase di conservazione a lungo termine.
Di seguito si riporta il modello concettuale di riferimento.
Il modello di riferimento disegnato da ProDe per garantire la corretta gestione del ciclo di vita dei documenti e contemporaneamente consentire l’implementazione nelle diverse realtà territoriali della dematerializzazione, divide il sistema in componenti di cui definisce le specifiche di interfaccia “comuni” così da garantire a tutte le amministrazioni coinvolte l’interoperabilità di quanto realizzato e nel limite del possibile favorire lo sviluppo in logica di riuso nei territori dei sistemi già implementati positivamente in altre realtà.
Le componenti principali, che trovano anche corrispondenza nella strutturazione dei task del progetto, sono:
• la piattaforma di dematerializzazione: composta dal sistema documentale e dal sistema di conservazione e dalle relative specifiche di interfaccia (task Ce2, Ce3 e Ce4);
• gli applicativi verticali o altri enti: sono i principali fruitori dei servizi della piattaforma e sono applicativi in uso agli operatori della PA o a cittadini e imprese (tutti i task radiali) o ad altri enti del territorio o di altri territori;
• il portale di monitoraggio: applicativo che offre un cruscotto alle pubbliche amministrazioni per monitorare l’avanzamento della dematerializzazione in atto, tramite indicatori condivisi e rilevati nel limite del possibile automaticamente (task Ce1).
Di seguito si riporta un esempio d’uso dei servizi erogati dalle diverse componenti del sistema.
