Il task ProDe RA5 ha l’obiettivo di analizzare i flussi documentali digitali originati nell’ambito dei procedimenti amministrativi tra le amministrazioni regionali e cittadini/imprese e tra le amministrazioni regionali e altre P.A. ossia quella porzione del sistema documentario che è il prodotto dell’interazione dell’amministrazione con l’esterno.
Di fatto nella informatizzazione di questa porzione di attività amministrativa, esiste, nella maggioranza dei casi, un proliferare di sistemi di livelli più o meno avanzati, sviluppati secondo logiche non condivise e che non garantiscono nemmeno l’informatizzazione dell’intero procedimento che risulta a volte ulteriormente frammentato.
Le tipologie di modelli diffusi attualmente in molte realtà sono dunque:
• gestione cartacea del flusso documentale;
• gestione cartacea affiancata dalla compilazione su sistemi informatici di dati gestionali afferenti il procedimento;
• produzione dei documenti attraverso sistemi informativi gestionali che ne dispongono poi la stampa cartacea;
• informatizzazione del flusso documentale senza però approfondite analisi relative al sistema di gestione dell’archivio dell’ente che viene visto come scarno repository di documenti;
• dematerializzazione dei procedimenti secondo logiche e standard condivisi.
Tali modelli sottendono in particolare visioni ed obiettivi diversi portati avanti da coloro che li hanno scelti ed implementati e la logica di gestione dei documenti è spesso insita nelle varie applicazioni verticali che determinano anche i formati dei documenti, la valorizzazione dei metadati legati ai singoli documenti o allo specifico procedimento.
La costituzione di un archivio corrente consistente e completo è dunque legata ad un fragile processo organizzativo.
In questo contesto, la Regione Marche, capofila del task RA5, parte dal presupposto che la corretta ed efficace gestione informatica dei documenti (intesa secondo la definizione dell’art.1 del CAD), pur demandata al sistema di protocollo informatico ed alla piattaforma di de materializzazione, è fortemente condizionata dalla corretta formazione e immissione dei documenti nonché direttamente proporzionale, in termini di efficacia, alla acquisizione della informazione alla fonte.
Coerentemente con la vision del progetto, il task approfondisce sostanzialmente la tematica da due punti di vista:
• il processo percepito da cittadini/utenti dei servizi erogati e dagli altri enti pubblici;
• il processo interno alla PA.
Ovviamente le due componenti sono fortemente compenetrate e si influenzano a vicenda.
Nel processo percepito dall’esterno, la standardizzazione dei processi e dei dati e la definizione di caratteristiche comuni ai procedimenti permette alle pubbliche amministrazioni di scambiare, condividere, accedere alla documentazione in modalità strutturata con maggiore efficacia e celerità. Inoltre consente agli utenti finali (cittadini ed imprese) di disporre di servizi di trasparenza amministrativa non solo in riferimento ad un singolo ente, ma con una visione trasversale inter-ente.
Nel processo interno alla PA occorre assicurare una corretta formazione del documento da parte degli utenti esterni alla amministrazione ed una gestione del flusso documentale completa e coerente, fin dalla nascita, con il sistema documentario dell’ente. Ciò permette una migliore gestione del processo internamente alla amministrazione stessa.
L’obiettivo generale del task RA5, nell’ambito preso in esame, è la modellazione dei processi e la definizione dei metadati (descrittivi, amministrativi, procedimentali e di conservazione) necessari a facilitare e automatizzare la gestione informatica dei documenti  nell’ambito della piattaforma di dematerializzazione (le cui interfacce sono definite nell’ambito del task CE4) e a fornire servizi di trasparenza amministrativa a cittadino/impresa/PA.

Nello specifico si può dettagliare l’obiettivo generale come segue:
A. Definizione del modello logico funzionale di riferimento per la valorizzazione delle informazioni “minime” da trattare, comuni a tutte le tipologie di procedimenti che coinvolgono soggetti esterni alla amministrazione, al fine di per rendere significativa la gestione del documento nel sistema documentale (partendo dal presupposto che il task non intende entrare nel merito del singolo flusso procedimentale definito dallo specifico gestionale ma evidenziare le componenti infrastrutturali di riferimento e le relative interazioni)
B. Analisi delle tipologie documentali e dei relativi metadati descrittivi (specifici per le singole famiglie procedimentali) per i flussi documentali attinenti i servizi regionali a cittadini/imprese ed enti pubblici

L’ambito di competenza del task RA5 è quindi rappresentato principalmente da famiglie di procedimenti relativi a:

- Erogazione di agevolazioni, contributi, sovvenzioni, incentivi
- Procedimenti di autorizzazione e concessione
- Comunicazioni obbligatorie (di instaurazione, trasformazione, cessazione dei rapporti di lavoro

Tali tipologie di procedimenti (in particolare quelle legate alla erogazione di contributi, attraverso bandi di finanziamento) sono diffuse con piccole differenze in tutte le strutture regionali.
In particolare, al fine di definire le priorità dei flussi documentali da analizzare, è stata condotta una analisi qualitativa e quantitativa dei flussi documentali generati da vari procedimenti cercando di enucleare i procedimenti ricorrenti, stabili e che generino un flusso di documenti numericamente significativo.

Dalla analisi emerge che sul totale dei documenti gestiti annualmente dal sistema di gestione documentale il 65% dei documenti trattati sono relativi a procedimenti afferenti il programma di sviluppo rurale, le comunicazioni obbligatorie, le pratiche di agevolazioni di acquisto di carburante. Quindi è stato definito il seguente elenco di flussi  che verranno trattati prioritariamente nel Task:
• Bandi di erogazione di contributi di finanziamento per la formazione professionale
• Bandi di erogazione di contributi di finanziamento per agricoltori
• Bandi di erogazione di fondi rivolti ad enti locali
• Autorizzazione Utenti Macchine Agricole
• Comunicazioni obbligatorie (di instaurazione, trasformazione, cessazione dei rapporti di lavoro.